PENGELOLAAN DOKUMEN ONLINE (DOCUMENT CONTENT MANAGEMENT SYSTEM) MENGGUNAKAN APLIKASI GOOGLE DRIVE

PENGELOLAAN DOKUMEN ONLINE (DOCUMENT CONTENT MANAGEMENT SYSTEM) MENGGUNAKAN APLIKASI GOOGLE DRIVE 1. Document Content Management System (DCMS) Garter memberikan definisi tentang DCMS dalam tingkatan sederhana yaitu pengelolaan dokumen melalui perangkat elektronik (komputer) dimana pengguna menyimpan data, dokumen dalam format docs, pdf, presentasi power point, Excel spreadsheet dll. Pengaturan data tersebut secara efektif menghasilkan struktur dokumen folder dan memungkinkan mereka dengan mudah untuk menyimpan, mengambil dan menghapus isi dokumen tersebut. Perkembangan saat ini pengelolaan dokumen mengarah kepada penyimpanan data dalam format dokumen web dan memanfaatkan jaringan awan (claud network) dan peran fungsi pengelolaan berkembang kapada kolaborasi data, pencarian data cepat dan berbagi data dengan pengguna lain. Terdapat beberapa vendor DMS dengan aplikasinya, masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangannya. Aplikasi tersebut mulai yang gratis dan berbayar. Beberapa aplikasi tersebut antara lain ialah alfresco, ELO office, Google drive, sky drive, rapidshared, 4share, Dropbox. Dan lain-lain. Gambar 1. Logo berbagai Aplikasi DCMS 2. Alfresco (http://www.alfresco.com) Alfresco adalah salah satu alternatif sofware open source terkemuka untuk manajemen konten perusahaan (Enterprise Content Management System:ECMS). Alfresco mempunyai tinggkat stabilitas yang cukup bagus untuk platform kelas enterprise. Alfresco inc didirikan pada tahun 2005 oleh John Newton salah satu pendiri Documentum, dan John Powell, mantan CEO Business Objects. Alfresco merupakan salah satu Investor dan perusahaan investasi terkemuka seperti Accel Partners, Mayfield Fund dan SAP Ventures. Alfresco dibangun oleh sebuah tim dari dari beberapa anggota terkemuka seperti Documentum, FileNet, OpenText, Vignette. Model open source dari Alfresco memungkinkan untuk menggunakan teknologi best-of-breed dan memberikan kontribusi dari komunitas open source. Platform konten Alfresco menggunakan arsitektur yang fleksibel, menggunakan standar open source untuk menyediakan manajemen dokumen, manajemen konten web, manajemen record dan perangkat lunak kolaborasi untuk 1100 pelanggan perusahaan di 40 negara. Mampu diintegrasikan dengan aplikasi SAP, IBM Lotus, Microsoft Office, SharePoint, dan Google Docs. Alfresco dibangun menggunakan komponen infrastruktur sumber terbaru dan terbuka termasuk: Spring, Hibernate, Lucene, dan MyFaces, serta didasarkan pada pemrograman berorientasi aspek. 3. ELO OFFICE (www.elo.com) ELO Digital Office GmbH adalah sebuah perusahaan vendor ECMS yang mengembangkan dan memasarkan produk dan solusi berkinerja tinggi pada area manajemen dokumen elektronik, pengarsipan digital dan alur kerja serta manajemen konten web. Perusahaan ini beroperasi secara internasional dengan kantor pusat di Stuttgart dengan cabang seluruh dunia, termasuk Eropa dan Asia. Rangkaian produk ELO memenuhi semua kebutuhan dan ketentuan sistem ECM/DCMS modern systems dan menjadi platform ideal untuk manajemen informasi dan pengetahuan yang efisien. Produk ELO ECMS meliputi tiga paket software yaitu: 1). ELO Office merupakan solusi pengguna individual, karyawan lepas dan bisnis skala kecil. 2). ELO professional, sebagai solusi client/server modular, didesain untuk dapat memenuhi kebutuhan bisnis skala kecil dan menengah. 3). ELO Enterprise memungkinkan implementasi di korporasi yang besar dan grup perusahaan dengan spektrum pilihan konfigurasi yang luas. 4. DropBox (https://www.dropbox.com/) Dropbox adalah layanan penyedia data berbasis web yang dioperasikan oleh Dropbox, Inc. Dropbox menggunakan sistem penyimpanan berjaringan yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan dan berbagi data serta berkas dengan pengguna lain di internet menggunakan sinkronisasi data. Dropbox didirikan pada tahun 2007 oleh lulusan Massachusetts Institute of Technology (MIT) Drew Houston dan Arash Ferdowsi dengan modal awal yang didapat dari Y Combinator. Dropbox menyediakan layanan baik gratis ataupun berbayar, masing-masing dengan keuntungan yang bervariasi. Pada tahun 2011 Dropbox juga meluncurkan "Dropbox for Teams",[6] sebuah layanan dari Dropbox yang dikhususkan untuk kelompok bisnis atau kelompok lainnya yang membutuhkan layanan untuk mengendalikan administrasi, tagihan yang terpusat, dan lain sebagainya. "Dropbox for Teams" tetap tersedia di situs web, namun harga yang ditawarkan berbeda dengan layanan Dropbox lainnya. Bila dibandingkan dengan layanan serupa lainnya, Dropbox menawarkan jumlah pengguna yang relatif besar, dengan penggunaan sistem operasi yang bervariasi, baik untuk perangkat mobile ataupun desktop. Terdapat berbagai versi untuk berbagai sistem operasi, termasuk untuk Microsoft Windows, Mac OS X, dan Linux (resmi atau tidak resmi). Dan tersedia juga berbagai versi untuk perangkat mobile, diantaranya Android, Windows Phone 7, iPhone, iPad, WebOS, dan Blackberry, dan klien yang berbasis web. Dropbox menggunakan model finansial Freemium, dan layanan gratisnya menyediakan 2 GB penyimpanan online gratis. Para pengguna yang menyarankan Dropbox ke orang lain bisa meningkatkan kapasitas penyimpanan hingga 8 GB. Kompetitor utama dari Dropbox antara lain, Box.net, FilesAnywhere, CloudMe, CrashPlan, Egnyte, iCloud, Mozy, SpiderOak, SugarSync, TitanFile, Ubuntu One, Windows Live SkyDrive, Wuala dan ZumoDrive. 5. SkyDrive (https://skydrive.live.com) SkyDrive (nama resmi Microsoft SkyDrive, sebelumnya Windows Live SkyDrive dan Windows Live Folders) adalah layanan komputasi awan serupa dengan Dropbox dan Google Drive yang memungkinkan penggunanya mengunggah dan mensinkronkan berkas ke suatu penyimpanan awan dan kemudian mengaksesnya melalui peramban Web atau perangkat tertentu. Layanan ini dibuat oleh Microsoft dan merupakan bagian dari layanan daring Windows Live dan memungkinkan pengguna menyimpan berkas-berkasnya secara pribadi, membagikannya dengan orang-orang dalam kontak, atau menjadikan berkas-berkas bersifat umum. Berkas-berkas yang dibagikan untuk umum tidak memerlukan akun Microsoftuntuk mengaksesnya. Microsoft menghadirkan SkyDrive yang dirilis hampir bersamaan saat Google memperkenalkan GDrive. Meniru fitur seperti Dropbox, yaitu Desktop Sync Clients, SkyDrive juga menghadirkan fitur editor via web untuk file-file dokumen (Docs, Excel, Powerpoint dan OneNote). Microsoft SkyDrive tidak hanya dikembangkan di dalam platform Windows dan WindowsMobile saja tetapi juga mendukung platform OSX dan iOS. Kabar terbaru untuk pengembangan SkyDrive, Microsoft sudah mengintegrasikan SkyDrive ke dalam OS terbaru Windows yaitu Windows 8. Platform yang didukung: Windows, Mac, WindowsMobile, iOS, Web. Kapasitas data gratis: 7 GB. Harga untuk tambahan kapasitas data: +20 GB ($10 / tahun), +50 GB ($25 / tahun) dan +100 GB ($50 / tahun). Fitur utama: aplikasi editor via web untuk file yang berupa dokumen (Docs, Excel, Powerpoint dan OneNote). 6. 4Shared (www.4shared.com) 4shared ialah penyedia penyimpanan berkasdalam jaringan yang berasal dari Ukraina yang didirikan pada tahun 2005 di Kiev oleh Alex Lunkov dan Sergey Chudnovsky. 4shared memiliki sekitar 5.300.234 pengguna, 11.000.222 kunjungan harian, 940TB berkas-berkas yang disimpan dalam 4shared dan 317TB transfer berkas setiap hari. 4shared memungkinkan bagi para penggunanya untuk dapat mengunggah dan mengunduh berkas dalam jaringan menggunakan perambah web. Bagi pengguna regular yang mendaftar secara gratis bisa mengunggah dan menyimpan berkas-berkas mereka hingga kisaran 10240 MB atau 15 GB ke dalam akun 4shared mereka. Namun bagi pengguna yang telah memverifikasi akun email mereka, maka kapasitas penyimpanan akan bertambah menjadi 15 GB. Lain halnya bagi pengguna premium yang dapat menyimpan berkas-berkasnya dalam jaringan hingga kisaran 100 GB dalam akun 4shared beserta kelebihan-kelebihan lainnya dibandingkan dengan pengguna regular. Berkas yang telah diunggah akan disimpan dalam jaringan dan kemudian akan diberi alamat URL dan tautan web yang unik yang memungkinkan bagi pemilik akun atau pun pengguna lain baik yang terdaftar ataupun tidak untuk dapat mengunduh dan berbagi-pakai berkas tersebut. Berkas yang telah disimpan memiliki masa kedaluarsa hingga 30 hari setelah pengunggahan atau pengunduhan terakhir, setelah itu berkas akan terhapus dengan sendirinya. Namun bagi pengguna premium, mereka tidak memiliki batasan waktu dalam penyimpanan berkas-berkas mereka. Tampilan antarmuka 4shared hampir serupa dengan tampilan Windows explorer sehingga sangat mudah untuk digunakan. Pengguna anonim tidak dapat mengunduh, pengguna biasa harus menunggu secepat-sepatnya sekitar 520/20 detik tanpa harus memasukkan kode 'CAPTCHA' untuk dapat menguduh suatu berkas, pengguna premium bisa mengunduh beberapa berkas sekaligus dalam waktu yang bersamaan, tanpa waktu tunggu, tanpa batasan. 7. Google Drive dan Google DOC Google Docs adalah layanan berbasis internet dari google yang digunakan untuk pengelolaan dokumen pengolah kata, lembar sebar, presentasi, formulir, dan penyimpanan data berbasis web gratis dari Google. Layanan ini pertama kali diluncurkan pada 10 Oktober2006 sebagai gabungan dua layanan: Writely dan Spreadsheets. Layanan presentasi diluncurkan pada 17 September2007 sedangkan layanan penyimpanan data untuk berkas apa pun (hingga maksimum 1 GB per berkas) diluncurkan pada 13 Januari2010. Google Drive adalah layanan penyimpanan daring milik Google yang diluncurkan pada 24 April 2012. Layanan ini merupakan ekstensi dari Google Docs dan akan mengganti URL docs.google.com dengan drive.google.com setelah diaktifkan. Google Drive memberikan layanan penyimpanan gratis sebesar 5 GB dan dapat ditambahkan dengan pembayaran tertentu. Kapasitas penyimpanan dapat ditingkatkan dengan cara mengupgrade dan berbayar. Untuk upgrade ke 25 GB membayar $ 2.49/month , 100GB seharga $ 4.99/month dan 1 TB seharga $ 49.99/month Dengan fitur unggulan yang sama seperti Dropbox, yaitu sinkronisasi data melalui folder khusus di dalam desktop atau lebih dikenal dengan Desktop Sync Clients. GDrive memberikan kapasitas gratis sebesar 5 GB dan tentunya fitur-fitur yang terintegrasi dengan layanan Google lainnya seperti: Gmail, G+ dan Google Search. Fitur yang bisa digaris bawahi dari GDrive adalah API’s untuk para Developer. Hingga kini GDrive telah terhubung dengan puluhan aplikasi pihak ketiga. Dengan menggunakan fasilitas online dari google drive pengguna dapat : a. Create and collaborate Google Docs dibangun secara langsung dalam Google Drive, sehingga pengguna dapat bekerja dengan orang lain secara real time pada dokumen (pengolah kata) , spreadsheet (pengolah data) dan presentasi . Setelah pengguna memilih fasilitas untuk berbagi konten dengan orang lain (sharing), maka pengguna lain dapat menambah dan membalas komentar pada format dokumen apa pun ( PDF , gambar , file video, dll ). Pengguan juga dapat menerima pemberitahuan ketika orang lain memberi komentar pada satu item secara bersama-sama. b. Store everything safely and access it anywhere (especially while on the go) Menyimpan semua dokumen dengan aman dan mengaksesnya di mana saja (terutama saat bepergian). Semua dokumen yang diunggah di google drive dapat mengakses melalui jaringan internet dari rumah, kantor, dimana spengguna menjalankan tugas dan dari semua perangkat. Pengguna dapat menginstal aplikasi Google Drive pada Mac atau PC dan dapat men-download aplikasi Drive ponsel Android atau tablet. Aplikasi ini juga dapat berjalan pada perangkat iOS . Dan terlepas dari platform, pengguna khusus (tuna netra) dapat mengakses Drive dengan pembaca layar. c. Search everything Pencarian dokumen menggunakan kata kunci dan filter dengan jenis file atau nama pemilik. Google Drive dapat mengenali teks dalam dokumen yang diambil menggunakan teknologi Optical Character Recognition ( OCR ). Pengguna dapat meng-upload gambar yang diambil dari dari kliping koran tua dan dapat mencari kata dalam teks artikel yang ada. Google Drive juga menggunakan pengenalan pola gambar sehingga jika pengguna melakukan drag dan drop dokumen foto atau video ke dalam google drive maka pengguna dapat mencari atau menggunakan kembali foto tersebut. Teknologi ini masih dalam tahap pengembangan. d. Web aplication connection Melalui google drive pengguna dapat mengakses berbagai aplikasi berbasis web secara cepat seperti : gmail, google search, google map, google play, google news, you tube, google translate, google book, bloger, google wallet, google shooping, dan lain-lain 8. Membuat akun (Pengguna) di www.drive.google.co.id Untuk dapat mengakses google drive pengguna harus mempunyai akun di GOOGLE. Jika sudah mempunyai akun google maka masukkan alamat email google dan password pada kolom sign in. jika belum memilikinya maka lakukan langkah-langkah seperti dibawah ini: a) Buka web browser dan pada URL ketik drive.google.com Gambar 1. Halaman login google drive b) Klik tombol sign up pada ujung kanan atas Gambar 2. Form registrasi akun google drive c) Isi dokumen yang ditampilkan kemudian klik next step Gambar 3 menambahkan foto pada akun google drive d) Tambahkan foto kemudian klik next step Gambar 4 Halaman konfirmasi akun google drive · Akun google sudah berhasil dibuat klik back to google dooc untuk memulai mengunggah dokumen. 9. Mengakses Situs Google drive Untuk mengakses google drive pastikan komputer atau laptop terhubung dengan jaringan internet. Selanjutnya ikuti langkah-langkahnya sebagai berikut: Buka browser google chrome dan kunjungi https://drive.google.com Pada menu sign in masukkan alamat email dan password yang telah dibuat. Gambar 5 Halaman utama google drive 10. Membuat folder. Penyimpanan data dalam google drive sama seperti penyimpanan data dalam komputer lokal. Folder utama untuk penyimpanan adalah my drive. Pengelolaan dokumen dapat dilakukan secara terstruktur menggunakan folder dan sub folder. File yang telah kita buat menggunakan editor dari laptop atau komputer dalam semua format dokumen dapat tempatkan dalam folder tersebut. Google drive juga menyediakan menu aplikasi untuk membuat dan menyunting dokumen secara langsung. Menu tersebut adalah aplikasi untuk membuat document (pengolah kata), presentasi, pengolah kata (spreadsheet) dan pengolah grafis (drawing). Dalam google drive dokumen yang berupa dapat disimpan dalam folder-folder sesuai dengan kategori dokumen. Untuk membuat folder dapat dilakukan sebagai berikut: Klik menu create kemudian pilih folder Ketik nama foldernya kemudian klik create Folder yang telah dibuat akan ditampilkan dalam menu My drive Dengan cara yang sama dapat dibuat sub folder pada folder yang telah dibuat Gambar-gambar dibawah ini menjelaskan langkah-langkah membuat folder Gambar 6 Membuat folder di halaman Google Drive 11. Mengunggah file Dengan aplikasi google drive pengguna dapat mengunggah dokumen dalam semua format (file gambar, video, pengolah kata, pengolah data, presentasi atau pdf, aplikasi dll). Dokumen tersebut dapat diunduh dan beberapa format dokumen dapat ditampilkan secara langsung dalam halaman web. Langkah-langkah mengunggah file dalam google drive yaitu sebagai berikut: Pilih folder atau sub folder sebagai tempat file Klik icon upload disebelah kanan menu create Klik files dan pilih file dari drive lokal di komputer atau laptop. ika upload berhasil maka file akan ditampilkan dalam daftar list file dan status file adalah uploaded Gambar-gambar dibawah ini menjelaskan langkah-langkah mengunggah file. Gambar 7 Membuat folder di halaman Google Drive 12. Melakukan Sharing file Secara default dokumen yang telah berhasil diunggah belum tersharing, hal ini dapat dilihat dari status filenya yaitu uploaded. Media untuk berbagi file (sharing) dapat dilakukan via email (gmail.com), google+, jejaring sosial (facebook dan twitter) dan link web yang hanya dapat diakses oleh pengguna collaborator. Sedangkan siapa yang dapat mengakses file yang telah dipublikasi atau sharing adalah dapat diatur melalui beberapa konfigurasi yaitu: Public on the web: semua orang dapat mengases file tanpa harus login atau sign in ke google drive Anyone with the link : seseorang yang dapat mengakses alamat link tanpa harus login atau sign in ke google drive. Private :seseorang yang mempunyai ijin untuk mengakses dan dibutuhkan login atau sign in ke google drive. Invite people : seseorang yang diundang untuk dapat mengakses file melalui alamat email atau group yang telah tergabung dengan google drive. Lengkah-langkah yang dilakukan untuk men-sharing file adalah sebagai berikut: Dalam daftar list file klik teks link share disebelah kanan judul filenya. Menu pengaturan sharing akan ditampilkan Pada who has access klik change untuk merubah siapa yang dapat mengakses file misal pilih private. Pada invite people dapat ditambahkan orang tertentu (nama user, alamat email atau group). Untuk merubah ijin mengakses file pilih change. Untuk mengakhiri proses sharing dan menyimpan perubahan klik done Jika berhasil maka status file menjadi shared. Proses sharing juga dapat dilakukan dengan mengklik kanan nama file kemudian klik share maka menu pengaturan sharing akan ditampilkan Gambar-gambar dibawah ini menjelaskan langkah-langkah sharing file Gambar 8. Sharing file melalui fungsi klik kanan Gambar 9. Pengaturan sharing file di Google Drive Gambar 10. Pengaturan pilihan sharing, invite people dan status file tersharing 13. Mengunduh file yang telah disharing Untuk mendownload file yang disharing dapat dilakukan dengan mengakses alamat link yang telah diberikan. Beberapa format file akan ditampilkan dalam halaman tersebut. langkah-langkah yang dilakukan untuk mendownload adalah sebagai berikut: Buka web browser, mozila, google chrome atau internet ekxplore Pada alamat URL pada browser ketikkan alamat linknya dan klik search https://docs.google.com/file/d/0B3Dyq7l_cN-LQWlOa0h4MjctODQ/edit?usp=sharing File akan ditampilkan dalam halaman tersebut Untuk mendownload file klik download for current version (ctrl+s). Gambar dibawah ini menjelaskan proses download file. Gambar 11 Mengunduh file yang telah tersharing 14. Daftar pustaka "Introducing Google Drive... yes, really". Google. Diakses 21 Agustus 2013 "Google Stores, Syncs, Edits in the Cloud". The Wall Street Journal. 25 April 2012. Diakses 21 Agustus 2013 Murph, Darren. "Google Drive official: 5GB of free storage, business-focused approach (video)". Engadget. Diakses Diakses 22 Agustus 2013 David Vise and Mark Malseed (2005-11-15). The Google Story. Delacorte Press. ISBN 0-553-80457-X. John Battelle (2005-09-08). The Search: How Google and Its Rivals Rewrote the Rules of Business and Transformed Our Culture. Portfolio Hardcover. ISBN 1-59184-088-0. http://id.wikipedia.org/wiki/4shared. Diakses 21 Agustus 2013 http://id.wikipedia.org/wiki/SkyDrive. Diakses 21 Agustus 2013 http://id.wikipedia.org/wiki/RapidShare.Diakses 21 Agustus 2013 http://www.alfresco.com/products/ Diakses 22 Agustus 2013 http://www.elo.co.id/id/produk.php Diakses 22 Agustus 2013